Formación "on-line":

La herramienta más potente para la empresa

Las nuevas tecnologías abren un campo de enormes posibilidades en el campo de la formación para aquellas empresas que cuenten con personal preparado para este nuevo entorno.

El escenario actual se caracteriza por ser altamente dinámico, con rápidos cambios y disminución en el ciclo de aparición de nuevos productos e innovaciones tecnológicas que provocan un incremento de la competitividad.

Esta situación representa una oportunidad para aquellas empresas que cuenten con una infraestructura tecnológica adecuada y un personal preparado para responder y adaptarse de forma rápida a las exigencias del mercado.

Para lograr una organización de este tipo, el objetivo de la formación debe consistir en crear un entorno favorable al aprendizaje continuo, ya que las características del mercado actual- complejidad y discontinuidad- provocan que los conocimientos queden obsoletos en un corto periodo de tiempo.

En este sentido, las capacidades distintivas de las nuevas Tecnologías de la Información -interactividad, multimedia (audio, vídeo), comunicación directa, ubicuidad, agilidad y flexibilidad- ofrecen la oportunidad de desarrollar la plataforma ideal que facilite el reciclaje continuado y el intercambio de conocimientos (teóricos y prácticos) dentro de la empresa.

El primer paso para establecer una plataforma de formación on-line será la evaluación de los Requerimientos Funcionales del Sistema (RFS), es decir, el nivel tecnológico y el grado de conocimientos de los empleados de la empresa.

A partir del análisis de las necesidades de la empresa y de los RFS, se podrá establecer la plataforma adecuada para llevar a cabo una formación on-line efectiva que presenta las siguientes ventajas:

La interactividad, que ofrece el control al usuario y le permite determinar el ritmo que quiere seguir en el curso (repetir el tema o pasar al siguiente). De esta forma, se supera la secuencialidad de la formación tradicional, ya que no todo el mundo tiene el mismo grado de conocimientos ni la misma capacidad de aprendizaje. En otras palabras, la interactividad ofrece la posibilidad de llevar a cabo programas de formación dinámicos- no secuenciales -, que permiten una formación personalizada.

Por otro lado, la comunicación directa a través de las herramientas telemáticas (Chats, Fórums, y Correo Electrónico) facilita la formación grupal, es decir, un intercambio de experiencias y de información entre los usuarios (ej. debates, discusiones de grupo, ...etc.) que enriquecen mucho el contenido, ya que no es solamente el profesor el que aporta información al curso, sino que éste se alimenta de los conocimientos de todos los participantes.

El siguiente elemento que contribuye al desarrollo de cursos más amenos es la multimedia, que nos ofrece la posibilidad de combinar textos, imágenes y sonido cuando sea necesario. Esta capacidad también permite realizar las llamadas Videoconferencias que se utilizan para múltiples fines como por ejemplo, discusiones de grupo y trabajo en equipo desde sedes dispersas.

Entre todos los elementos, quizás el más característico de la formación a distancia es la ubicuidad -no presencial- que permite realizar cursos sin ninguna restricción de tiempo ni de espacio. En otras palabras, los usuarios del curso no han de coincidir en un mismo espacio físico y no han de seguir unos horarios rígidos. De esta forma, es posible llevar a cabo un mayor número de programas de formación en comparación con la formación tradicional, que es mucho más rígida.

El resultado de la implementación de una plataforma tecnológica dedicada a la formación on-line es muy positivo. Es decir, el ROI ( Return of Investment) es muy elevado, ya que no sólo se recupera la inversión inicial sino que, además, se obtiene una serie de beneficios asociados a los siguientes aspectos clave:

• Ahorro de tiempo y de los costes de desplazamiento.
• Crecimiento del nivel profesional de los trabajadores (mejores capacidades técnicas y relacionales).
• Mejora de la eficiencia y efectividad en la implementación de sucesivos programas de formación (costes decrecientes por la aparición del fenómeno del "Learning by doing"). Una vez creada la plataforma, sólo se requerirá actualizar o cambiar el contenido y añadir más servicios a la aplicación.
• Creación de un entorno favorable a la aparición de nuevas posibilidades en el campo de la información y de la comunicación.

Por otro lado, la formación on-line, al ser altamente flexible, permite aplicar incentivos a lo largo de la evolución del curso. Al existir un vínculo continuado entre incentivo y formación, se puede controlar mejor la evolución del curso y conseguir una mayor efectividad- a diferencia de los incentivos de la formación tradicional que sólo establecen una conexión puntual en el tiempo.

La plataforma de la formación on-line puede convertirse en el modelo ideal para organizaciones que necesiten una estructura flexible y económica para el reciclaje de sus empleados.

Para la puesta en práctica de una aplicación de formación on-line operativa, es preciso contar con proveedores especializados en asesorar a las empresas sobre la estrategia adecuada para la implementación de la plataforma así como la gestión y actualización de las misma.

Paralelamente a la formación on-line, para competir con éxito en la Nueva Era, las empresas deberán alinearse con sus clientes, empleados y todos los agentes que contribuyan directa o indirectamente a la creación de valor.

Es decir, se ha de crear un Sistema de gestión del conocimiento que enlace en una Red Virtual ("network") todas las fuentes de creación de conocimiento para la empresa. En este sentido, en una primera etapa, el SGC podría optimizar el trabajo diario y la productividad del departamento comercial a través de la creación de una Base de Datos sobre productos y clientes, un FAQ (preguntas y respuestas más frecuentes sobre productos), E-mail y un Tablón de Anuncios.

Todas estas herramientas permitirán un ahorro del tiempo y de los costes de desplazamiento para la recogida de la información, una mejora en la atención al cliente y un mejor control de la Red de ventas en general

Existen una serie de elementos comunes a la Formación on-line y al Sistema de Gestión del Conocimiento que hacen conveniente la utilización de las dos plataformas para el desarrollo de una organización flexible.

Uno de los elementos comunes son las responsabilidades del usuario en la utilización de ambas tecnologías -participación, acceso e intercambio de conocimientos-.

Por otro lado, los cursos de formación on-line ya utilizan, per se, herramientas características del Sistema de Gestión del Conocimiento (E-mail, Grupos de Discusión, Tablón de anuncios, Consultas on-line, Bases de datos, etc.) independientemente del contenido.

Por este motivo, es conveniente que antes de implementar un SGC se realice un curso de formación on-line para que el trabajador se familiarice con el entorno de las nuevas tecnologías de la Información y se acostumbre a tomar otro tipo de responsabilidades.