Desde el primer momento, el delegado del laboratorio debe adquirir unos conocimientos científicos y técnicos relacionados con los productos del laboratorio y las patologías a las que va dirigido (más aun cuando se trata de nuevos lanzamientos de la compañía). Con esta formación, debe ser capaz de transmitir al médico las oportunidades del producto de un modo atractivo, dinámico y comprensible, no como mero "repetidor" de información. Por todo ello, se debe cuidar la formación tanto del producto como de las técnicas comerciales.

Asimismo, para el laboratorio es fundamental realizar una supervisión continua sobre los conocimientos que van adquiriendo sus delegados.

Tradicionalmente se realizaba este aprendizaje a través de cursos presenciales y manuales de formación impresos en papel, los cuales, dependiendo del laboratorio, de la novedad del producto o de su implicación previa en esa área terapéutica, podían llegar a ocupar varios volúmenes.

El creciente desarrollo de las nuevas tecnologías permite la implantación de sistemas de formación no presencial (e-learning). El término e-learning es un concepto que engloba desde la publicación en Internet o en una intranet de documentos, como la oferta de cursos en soporte multimedia (CD-ROM), o el desarrollo de aplicaciones para la colaboración en tiempo real y creación de aulas virtuales.

E-learning no se reduce simplemente a la realización de cursos, sino que presenta una serie de valores añadidos y servicios: tutorías, seguimiento directo de la formación, posibilidad de debates en tiempo real... todo ello orientado a conseguir un mejor aprendizaje.

La decisión de utilizar este tipo de soluciones pasa en primer lugar por la definición clara de una estrategia y una serie de objetivos por parte del laboratorio y más concretamente de su Departamento de Formación. El planteamiento no debe ser tanto "lo quiero ahora, porque todo el mundo lo tiene", sino "¿dónde quiero estar dentro de unos años?", definiendo de esta forma un desarrollo escalado del sistema. Debemos tener en cuenta, que el cambio hacia este tipo de sistemas supondrá para todos aprender de una forma diferente a como se venía haciendo hasta ese momento, un cambio cultural cuyo impacto hay que valorar en nuestros "alumnos".

Este tipo de soluciones tampoco es una ley del "todo o nada", pueden ser una alternativa a las sesiones presenciales, pero pueden perfectamente plantearse como un complemento a las mismas (tanto antes como durante o después de las sesiones). La decisión final debe ser utilizar cada una de esas piezas en la medida en que sean de utilidad para conseguir nuestros objetivos.

Estos sistemas presentan enormes ventajas sobre los métodos tradicionales de aprendizaje, entre otras cabe destacar:

Ahorro de costes: se eliminan por un lado una serie de gastos directos, como los gastos desplazamiento, dietas, gastos de imprenta y distribución. Otro tipo de gastos, de más dificil valoración son los derivados del coste de oportunidad (si el delegado está varios días fuera de su área de trabajo por un curso de formación, ¿quién realiza su trabajo?).

Mejor organización del tiempo: el delegado realiza el curso cuando más le conviene, puede establecer el horario de estudio que más se adecue a su ritmo de vida.

Cursos interactivos:
-Facilitan materiales de formación que combinan texto con audio, vídeo y animaciones; lo cual permite mejorar la curva de aprendizaje al fijar de una manera más clara los conceptos y sistemas de ayuda que van guiando a través del proceso.

-En el área de pruebas de evaluación, permiten obtener de forma instantánea los resultados, recibiendo orientación sobre conocimientos en los que profundizar o repasar. Estas pruebas de evaluación no se limitan a los clásicos ejercicios "tipo test". Se plantean en forma de juegos con objeto de alcanzar el objetivo fundamental de estas pruebas (la evaluación de los conocimientos aprendidos), de forma lúdica.

-Posibilitan interacciones con otros compañeros o con el Departamento de Formación para plantear dudas, comentarios, o establecer foros de debate.

-Para los Departamentos de Formación, presenta una serie de ventajas adicionales:

-Facilita la gestión del ciclo formativo a través de la intranet o de Internet, así como el seguimiento y supervisión del alumno, obteniendo resultados de las pruebas en tiempo real.

-Permite la creación y actualización instantánea de contenidos.

-Mejora la formación de las nuevas incorporaciones al Departamento de Ventas.

Hay que ser conscientes de que la realidad tecnológica de cada empresa es distinta, lo que no es una excepción en la Industria Farmacéutica. Igualmente, las necesidades y objetivos de formación son distintos en cada laboratorio. Por ello, existen distintas soluciones que permiten dar respuesta a las necesidades de los Departamentos de Formación, tanto desde el punto de vista de productos como de plataformas.

Productos
El abanico de soluciones en este área es muy amplio:

-Manuales de formación en formato multimedia, con o sin ejercicios de evaluación.

-Herramientas de creación, gestión y explotación de ejercicios. Permiten al Departamento crear cualquier tipo de pruebas de evaluación de una forma sencilla, con la periodicidad que deseen, disponiendo asimismo de un apartado que explota la información de los resultados recibidos por producto, áreas, líneas...

-Herramientas de gestión de contenidos

-Sistemas globales: estas herramientas engloban todas las funcionalidades citadas anteriormente, obteniendo de esta forma una potente herramienta de formación y evaluación continuadas para la gestión del conocimiento de las Redes de Ventas.

-Presentaciones de apoyo para cursos presenciales de formación.

Plataformas
Algunos laboratorios disponen de una infraestructura tecnológica avanzada, con una intranet, acceso de las redes de ventas a la misma, PDAs..., mientras que otros disponen de unas características más sencillas (los delegados disponen de un portátil desde el que gestionan sus correos y envían la información referente a la visita médica, pero sin poder acceder a la intranet corporativa y/o a Internet).

Es por ello que los sistemas a ofrecer en estos casos lógicamente no pueden ser los mismos. Como comentábamos antes, el planteamiento debe ser "¿dónde quiero estar dentro de unos años?". De esta forma debemos tender a sistemas escalables, que nos permitan ponerlos en práctica ahora, con la situación tecnológica actual, pero que puedan crecer a medida que ésta vaya creciendo, que no debamos tirar por la borda este esfuerzo porque los sistemas que ahora son válidos dentro de un par de años no sean compatibles.
No hay que dejarse tentar por grandes promesas tecnológicas que pueden ofrecerse. La realidad tecnológica, tanto de un laboratorio en particular, como de nuestro país, hace que debamos ser muy cautos a la hora de elegir una serie de servicios basados en tecnologías poco adaptadas a nuestra realidad (¿quién no recuerda WAP, que nos iba a cambiar la vida, o la eterna promesa no cumplida en la que se está transformando Bluetooth?).

En función de esa realidad, podemos disponer de:
-Sistemas de e-learning integrables en la intranet del laboratorio.

-Desarrollo y creación de una intranet de formación específica para las necesidades del laboratorio.

-Aplicaciones instaladas en los equipos, tanto de la Red de Ventas como del Departamento de Formación, que envían y reciben información (tanto documentación como ejercicios, tiempos de estudio...).

-Manuales en formato CD-ROM o web.

-Combinaciones de las anteriores. Puede ser complejo plantearse incluir en una intranet determinado tipo de animaciones, videos, dado el estado de las telecomunicaciones actuales nacionales, por lo cual en muchas ocasiones puede ser interesante combinar el uso de la intranet con CDs en los que incluir ese tipo de material.

Soluciones móviles
Las PDAs permiten disponer de una herramienta de fácil manejo que permite optimizar los tiempos de trabajo, más todavía cuando el tipo de trabajo que se desarrolla se realiza en su mayoría fuera de la oficina, como es el caso de las redes de ventas. A la posibilidad de realizar los informes de visita, consulta de noticias o recepción de información desde el laboratorio, debemos incluir la posibilidad de integrarlo en los sistemas de aprendizaje.

Debemos ser conscientes de las limitaciones de este tipo de dispositivos, derivadas fundamentalmente del tamaño de la pantalla. Nadie puede plantearse seriamente estudiar en este tipo de plataformas, pero sí es posible la rescepción, realización y envío desde ellas de pruebas de evaluación.

Todos estos aspectos son cambiantes, en función de lo que la tecnología nos pueda ofrecer. Los dispositivos Tablet PC parece que se implantarán como la solución óptima, combinando facilidad de uso (portabilidad, reconocimiento de escritura y voz, pantalla de dimensiones adecuadas), consiguiendo de esta forma una herramienta versátil que aglutine las posibilidades de PCs, portátiles y PDAs, aunque de momento su coste hace que no sean planteables en la actualidad como una solución factible.