El estado de pandemia que hemos vivido este último año ha cambiado considerablemente nuestra manera de comunicarnos. Hemos sustituido los eventos presenciales por opciones virtuales y, aunque podamos reunirnos de nuevo, muchos son los que abogan por un modelo futuro de interacción híbrido donde convivan lo presencial y lo virtual. Esta propuesta híbrida recogerá las ventajas que ofrece la telecomunicación (ahorro de tiempo en desplazamientos, mayor disponibilidad, la optimización de recursos, etc.) y el contacto presencial que tanto hemos añorado.

Este cambio nos obliga a pensar y conceptualizar las reuniones de una forma diferente sin renunciar a nada y aprovechando lo mejor de ambos mundos.

Si la idea es seguir explotando la vertiente virtual en un futuro, ¡saquémosle el máximo rendimiento!
En un principio, la imposición de la opción virtual hizo que aprendiéramos a marchas forzadas. Sin embargo, pronto nos dimos cuenta que con esa aproximación no bastaba y que debíamos pensar de otra manera prestando especial atención a:

• Duración: es imposible retener a una persona atenta y pegada a una pantalla más de 90 minutos seguidos. Se ha visto como el nivel de atención disminuye considerablemente a partir de la hora y media.

• Interacción: pese a que nos podamos ver las caras, la pantalla es una barrera muy grande que disminuye la implicación, la concentración y participación durante la reunión.

• Retención: el elevado incremento del número de eventos virtuales hace que el impacto en la audiencia sea menor y perdure relativamente poco tiempo en su memoria, disminuyendo el valor del tiempo y recursos invertidos.

Para solucionar éstos y otros aspectos que pueden afectar al desarrollo y la valoración de las reuniones, en Adelphi Targis, hemos trabajado por redefinir el concepto de “reunión virtual”.  Esta nueva visión es válida para todo tipo de sesiones: reuniones formativas, reuniones de trabajo, sesiones advisory board, talleres creativos…

El primer paso es dejar de concebir la reunión virtual sólo como un único momento, sino pensar si tiene cabida en una acción fragmentada en diversos impactos o interacciones. Esto es especialmente importante para todos aquellos proyectos que, en otro tiempo, se hubieran pensado como reuniones presenciales de larga duración. Estos impactos dejarán de seguir una línea temporal clásica (pre-tarea, reunión y pos-tarea) sino que todos ellos cubrirán un objetivo concreto en un momento determinado y entre ellos se complementarán para formar la acción. Son como piezas de un puzzle 3D, cada pieza tiene un valor y juntas encajan perfectamente para construir algo mayor.

Los impactos o interacciones pueden ser:

• Implicando a todos los participantes.
• Subdividiendo en grupos más pequeños (trabajando en subgrupos por separado o con tan solo un subgrupo)
• Requiriendo participación individual.

Se debe tener en cuenta que cada impacto tendrá una fase de conceptualización y desarrollo, una fase de trabajo y una fase de análisis, y los resultados podrán “complementar” a otra interacción o simplemente formar parte de los resultados de la acción final.

¿Cómo podrían ser estas interacciones? Siempre dependerá de qué queramos obtener
Destinadas a la invitación / presentación del proyecto: Un impacto puede ser únicamente la presentación del proyecto. Una opción sería únicamente convocar a la audiencia durante 30 minutos para presentar un proyecto que iniciamos, pero también podemos optar por algo más innovador como incluir en las invitaciones vídeos que contengan: la presentación de los participantes, explicaciones del proyecto y detalle de las fases, la bienvenida de una persona de relevancia para el proyecto….

Esto generará interés por el proyecto y nos ayudará a que, en futuros impactos, todos los participantes cuenten con la misma información de partida, sin necesidad de repetirla.

Destinadas a la obtención de ideas previas: En ocasiones necesitamos recoger primero ideas para, posteriormente, trabajar con ellas de manera individual o en grupo. Para ello, podemos usar desde herramientas virtuales comunes como formularios digitales, pero también plataformas colaborativas donde, a través de espacios virtuales compartidos, los miembros de un grupo vayan aportando ideas y generando otras nuevas a partir de las primeras.

Destinadas a la reflexión individual: Para llevar a cabo este tipo de impactos podemos usar desde cuestionarios a plataformas de gestión de preguntas.

Destinadas a la interacción del grupo: Quizás el impacto estrella de cualquier acción. En este tipo de interacción, como hemos dicho anteriormente, es importante que, más allá del objetivo que persigamos (debatir, consensuar, formar, etc.), siempre consigamos la atención e implicación de los participantes, reduciendo el impacto de la pantalla.

Está claro que la opción de la presencialidad estará disponible y, en ciertas ocasiones, será la opción más acertada. Sin embargo, teniendo en cuenta que cada vez contamos con un entorno más globalizado, es de esperar que conseguir que el grupo coincida en un mismo lugar sea algo casi imposible. Esto hace que utilizar los sistemas de comunicación virtual de la mejor forma posible sea algo esencial.

¿Cómo? pues puede hacerse de la forma más sencilla, usando herramientas disponibles en nuestro uso diario, como los sistemas de videoconferencia simple; o de forma más compleja e innovadora, incorporando plataformas interactivas, avatares, entornos 360 o diseños gamificados.

Las videoconferencias tradicionales pueden ser útiles para extraer información, sobre todo cuando los participantes forman un grupo muy reducido. No obstante, se puede extraer mucha más información e incrementar la participación e interacción de los participantes si las complementamos con otras aplicaciones como un sistema de votación, pizarras y mapas virtuales o presentaciones interactivas. Prueba de ello es que cada vez más se está dotando a los programas de videoconferencia con dichas funciones.

Sin embargo, no siempre hemos de estar todos juntos al mismo tiempo, también se pueden realizar por ejemplo foros de discusión asincrónicos de media y larga duración.

Destinadas a la co-creación: Quizás lo más desafiante en el entorno virtual es conseguir un clima de creatividad propio de un taller virtual. Las pizarras colaborativas, junto a una moderación dinámica, son una herramienta especialmente útil cuando el objetivo del impacto es que un grupo cree conjuntamente. Tampoco está de más que los participantes reciban en casa un kit de trabajo que inspire la creatividad.

Destinadas a generación de engagement: Para conseguir que nuestra acción destaque y perdure en la memoria de los participantes en el tiempo, no solo es importante generar engagement en el momento de interacción sino posteriormente. Estas interacciones nos pueden ayudar, no sólo a recordar la acción y a asimilar los mensajes, sino a obtener información nueva de los participantes. Por ejemplo, podemos obtener feedback de la acción completa o de algún impacto en concreto, abrir nuevas líneas de trabajo con algunos participantes, descubrir posibles embajadores, dar seguimiento a la acción con futuros proyectos, etc. Para este tipo de impactos podemos pensar en la creación de materiales como infografías o vídeos interactivos, concursos o incluso la invitación a un evento presencial posterior.

Impactos sí, pero, todo en su justa medida
Es importante pensar qué necesitamos de nuestro grupo, saber qué tiempo le deben dedicar y cómo hacer que la dedicación sea interesante y útil. No caigamos en la tentación de inundar a los participantes con tareas inacabables que hagan que estos, o no se impliquen, o pierdan interés. Las interacciones que vayamos realizando tendrán consecuencias en los impactos siguientes, por lo que se debe conseguir que el participante trabaje a gusto, en línea a lo que se necesita y con ganas de continuar participando.

Por otro lado, aunque cada vez más compañías se estén adaptando a este nuevo modelo de reunión, nuestros participantes no siempre están acostumbrados a ello.  Es importante hacerles comprender que su nivel de implicación y de trabajo en el proyecto será el mismo solo que de forma más fragmentada en diversos momentos, haciendo así la experiencia más enriquecedora tanto para el organizador como para el participante.

Concluyendo
Más allá del canal que utilicemos, hay que tener en mente que lo verdaderamente importante es no descuidar nunca el objetivo que perseguimos. Está claro que la tecnología y los sistemas de comunicación seguirán avanzando y que, en unos meses o quizá semanas, es posible que debamos volver a replantearnos nuevas formas de interacción. Todos sabemos que el sistema de comunicación holográfico, entre otros, está a la vuelta de la esquina y eso puede suponer una revolución para la interacción a distancia. Sea como sea, después del último año, todos hemos demostrado la capacidad que tenemos para adaptarnos a nuevas situaciones y, desde Adelphi Targis, pase lo que pase en un futuro, seguiremos haciéndolo.