Por este motivo, las CROs debemos ser capaces de redefinir el contenido del concepto de Monitorización, en especial en lo que se refiere a las tareas a realizar durante la revisión de los documentos fuente, considerando una menor frecuencia de visitas a los centros, e intentando no disminuir la calidad de los datos que son recogidos y posteriormente serán analizados y divulgados.

Este nuevo escenario con una disminución de la Monitorización presencial a priori podría repercutir en un descenso de la calidad de los datos ya que hay menos revisión de la Documentación fuente. Asimismo, el disponer de la información a más largo plazo debido a la menor frecuencia de las visitas reduce mucho nuestra capacidad “correctora de errores”.

Es aquí donde deben entrar en juego varias herramientas que posibiliten la revisión de los datos del CRD desde la oficina, para compensar una menor frecuencia de visitas de monitorización. Estas herramientas son principalmente tres: Monitorización secundaria (MS), CRD electrónico (eCRD), y verificación parcial de los documentos fuente.

A continuación veremos cómo estos elementos se interrelacionan y pueden asociarse con un fin común: el mantenimiento de la excelencia en nuestras labores de monitorización.

Monitorización secundaria:
La monitorización secundaria es la revisión de datos registrados en los CRDs fuera del centro de investigación (monitorización no presencial). El principal objetivo de la monitorización secundaria es garantizar la calidad de los datos recogidos, que los datos incluidos en el CRD sean correctos, así como identificar los datos ausentes.

De una forma práctica, lo que se debe realizar durante la MS es una revisión de los CRDs de los pacientes e intentar detectar aquellos datos ausentes, datos que no sean lógicos o que se contradigan con la información indicada en otras variables.

Esta MS se puede llevar a cabo sobre CRD en papel o eCRD.

La MS con CRDs en papel consistiría en hacer un revisión de las hojas del CRD recibidas por fax, correo o email antes de ser entregadas al correspondiente departamento de Data Entry. Este sería un proceso mucho más lento y menos eficaz que la utilización de un eCRD que permite ver los datos en el mismo momento que son introducidos por el equipo investigador. Por este motivo, en el presente artículo no vamos a desarrollar este aspecto.

Basándonos en nuestra experiencia de varios años trabajando con este modelo de monitorización, los puntos clave en esta revisión del eCRD serían:
- datos identificativos de pacientes
- datos fuera de rango
- fechas de las visitas respecto al calendario del paciente
- fechas de procedimientos en cada una de las visitas
- dosis del tratamiento
- datos en blanco
- datos clínicamente discordantes con el protocolo

La MS se trata de un proceso en el que no solo se incentiva a completar datos sino que también se revisa la calidad de los mismos. Para ello, se debe elaborar un Plan de monitorización secundaria, en el cual se identifican las variables a revisar. Este plan se programará en el eCRD, lo que posibilitará la emisión de queries o consultas cuando sea necesario.

Todos los hallazgos detectados durante el proceso de monitorización secundaria identificados con el nombre del centro, paciente y visita pueden ser incluidos en un formulario específico que podrá remitirse al investigador, para que resuelva las discrepancias o complete los datos ausentes.

eCRD:
Como es bien sabido por toda la industria, el eCRD permite obtener los datos recogidos por el investigador en tiempo real, facilitando las tareas de MS del CRA desde la oficina. Asimismo, este seguimiento es centralizado sobre todos los pacientes y centros a la vez, haciendo del eCRD una herramienta integradora.

Por último, y no menos importante, el eCRD proporciona información actualizada sobre el ritmo de reclutamiento del ensayo, y también informes de situación de los pacientes y de incidencias de los investigadores durante la recogida de datos. Esta información es muy valiosa y de gran ayuda para el CRA en su monitorización desde la oficina y en la planificación de las futuras visitas de monitorización presenciales.

Verificación parcial de los documentos fuente:
El objetivo de la verificación parcial de los datos fuente es monitorizar los datos más importantes del ensayo con el fin de que tengan la mayor calidad posible.

Para asegurar unos estándares mínimos de calidad de los datos, la verificación parcial debería incluir la revisión en el 100% de los pacientes, de los siguientes datos:
- Hoja de información al paciente y consentimiento informado
- SAEs
- Elegibilidad de los pacientes
- Datos de las variables que definan el objetivo principal

Del resto de datos, como los utilizados para valorar las variables que definen objetivos secundarios, sería aceptable su revisión sólo en un porcentaje de los pacientes.

Una vez detalladas estas herramientas, podríamos decir que una fórmula adecuada y factible que se podría utilizar en estos momentos para paliar el descenso en la contratación de monitorización presencial sería la utilización conjunta de estos 3 elementos que acabamos de comentar.

La existencia de un eCRD de calidad es un factor crítico y fundamental que garantiza el éxito de la monitorización secundaria. Asimismo, la realización de una MS de calidad desde la oficina facilitaría el buen cumplimiento del proceso de verificación de documentos fuentes durante la monitorización presencial. Por último, la MS deberá ir unida a la monitorización presencial a través de un plan de verificación de documentos fuentes adecuado, que asegure la revisión en la documentación fuente de los datos críticos recogidos de los pacientes del estudio.

No obstante, hay una serie de circunstancias de las que tenemos que ser conscientes para hacer frente, minimizar y superar que serían:
- La MS y los filtros del eCRD no realizan ninguna validación clínica del contenido del CRD.
- Cuanto menos se va a los centros, menos interés tiene el equipo investigador en el ensayo y más tarda en completar el eCRD.
- La monitorización secundaria requiere mucha organización y el establecimiento de vías de comunicación con los centros de investigación de forma periódica. Los DM/Coordinadores de ensayo, tienen la tendencia en general a registrar los datos en el eCRD justo antes de la visita del CRA, por lo que no siempre será fácil llevar a cabo este tipo de monitorización secundaria.

En definitiva, y a la luz de los datos expuestos, sólo aquellas CROs de que forma proactiva planteen nuevas y adecuadas formas de redefinir sus roles y la forma de realizar las actividades, seremos competitivos durante los complicados años que se avecinan por el entorno de crisis. Mantener la calidad, con la máxima reducción del coste es la clave para el nuevo modelo de negocio de las CROs.